MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL PERÚ (DECRETO LEGISLATIVO 1310)

10/12/2018

En la actualidad el Perú se encuentra inmerso en un proceso de digitalización que le permite sentar las bases de un Gobierno Digital como lo propugna la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE), organización a la que nuestro país aspira ser parte, y, siendo que todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o de su naturaleza, generan información como resultado de sus procesos de trabajo, de lo cual el ámbito público no queda excepto, los documentos como un tipo de información son activos que forma parte del capital intelectual de una organización. Este proceso de digitalización inicia con la Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, de 30.ENE.2002, por la cual se declaró al Estado Peruano en proceso de modernización en sus diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos, teniendo como principal propósito el “…mejorar la gestión pública y contribuir en el fortalecimiento de un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano” ; y, en dicha línea, tiene como finalidad fundamental “…la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos”. Actualmente, se cuenta con Políticas Nacionales que respaldan este proceso, como la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, que constituye el principal instrumento orientador de la modernización de la gestión pública en el Perú. Establece la visión, los principios y lineamientos para una actuación coherente y eficaz del sector público al servicio de los ciudadanos y el desarrollo del país, y la Política Nacional de Gobierno Electrónico 2013-2017, emitida con el fin de dar continuidad al despliegue del Gobierno Electrónico en el Perú, tiene como uno de sus objetivos impulsar la interoperabilidad y el intercambio de datos espaciales con la finalidad de mejorar la prestación de los servicios brindados por las entidades del Estado para la sociedad, fomentando su desarrollo. En tal contexto, y en armonía con las señaladas Políticas Nacionales, se emitió el “Plan Nacional de Simplificación Administrativa 2013 - 2016 ” cuyo Objetivo Estratégico 2º establecía como una de sus acciones la 2.2. Incorporar los procedimientos administrativos más demandados en la Plataforma de Interoperabilidad del Estado Peruano – PIDE, disponiendo como responsable de tal acción a la Oficina Nacional deGobierno Electrónico e Informática de la Presidencia del Consejo de Ministros - ONGEIPCM, hoy a cargo de la Secretaría de Gobierno Digital - SEGDI6 . En este punto, no debemos perder de vista la Ley Nº 29158 - Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, que establece, entre otros, el Principio de servicio al ciudadano por el cual las “…entidades del Poder Ejecutivo están al servicio de las personas y de la sociedad; actúan en función de sus necesidades, así como del interés general de la nación”. A la fecha, el proceso de digitalización para lograr un Estado al servicio del ciudadano se consolida con la dación de un conjunto de dispositivos, en particular, el Decreto Legislativo Nº 1310, mediante el cual se dictan medidas adicionales de simplificación administrativa, entre ellas, la establecida en el Artículo 8°, la cual dispone que “las entidades de la Administración Pública deben interconectar sus sistemas de trámite documentario o equivalentes para el envío automático de documentos electrónicos entre dichas entidades a través de la PIDE…”, señalando que éstas deben adecuar sus sistemas de trámite documentario o equivalentes para el envío automático de documentos electrónicos con otras entidades, así como dentro de sus áreas, órganos y unidades, hasta el 31 de diciembre de 2018. En esa línea, el Modelo de Gestión Documental (MGD) brinda las pautas para dar cumplimiento al citado dispositivo legal en el marco de las vigentes políticas sobre la materia.
El presente Modelo de Gestión Documental (MGD), recoge la amplia experiencia que algunas entidades públicas tienen en la implementación de una gestión documental exitosa, tales como el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC), el Ministerio de Cultura, el Servicio Nacional de Capacitación para la Industria de la Construcción (SENCICO), la Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas del Ministerio de Defensa (ACFFAA), entre otras; quienes tomaron como base para su implementación la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General – LPAG. La colaboración entre entidades, establecida en la LPAG, se facilita a través de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado – PIDE, la misma que es una infraestructura tecnológica administrada por la Secretaría de Gobierno Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros – SEGDI-PCM, que permite la implementación de servicios públicos por medios electrónicos y el intercambio electrónico de datos entre entidades del Estado. La PIDE es de uso obligatorio para todas las entidades de la Administración Pública integrantes del Sistema Nacional de Informática que implementen servicios públicos por medios electrónicos y/o intercambien datos de manera electrónica que requieran de la participación de una o más entidades del Estado. Asimismo, a la fecha la Estructura Jerárquica de Certificación del Estado Peruano se encuentra en plena operación y como parte de ésta el RENIEC es la única Entidad de Certificación Nacional para el Estado Peruano – ECERNEP, actuando también como Entidad de Certificación para el Estado Peruano – ECEP y Entidad de Registro o Verificación para el Estado Peruano – EREP, prestando sus servicios de certificación digital a todas las entidades públicas del Estado Peruano facilitando, por ende, esquemas de documentos electrónicos técnica y jurídicamente válidos (cero papel) empleando para ello firmas y certificados digitales emitidos en el marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica - IOFE dentro de la cual los indicados roles se encuentran debidamente acreditados. A partir de este Modelo, de la revisión de estándares internacionales y, del conjunto de experiencias y logros obtenidos por las entidades públicas citadas, se ha desarrollado un marco de referencia basado en componentes, que permita a las entidades de la Administración Pública -indistintamente de su tamaño, naturaleza, complejidad o del nivel de madurez de su gestión documental- intercambiar información a través de la PIDE, con la finalidad de obtener beneficios mutuos y aportar resultados con valor público y transparencia.
Estos componentes han sido definidos y desarrollados, de tal manera que facilitan la implementación de los procesos de gestión documental a lo largo del ciclo vital del documento, es decir, desde su recepción o emisión, hasta su disposición final, tanto para los documentos electrónicos nacidos digitalmente como para aquellos nacidos en soporte papel y digitalizados haciendo uso de equipos de captura de imágenes y procedimientos informáticos apropiados, conforme a la normatividad vigente.

Fuente:Secretaria de Gobierno Digital - Presidencia del Consejo de Ministros del Perú

En el link aquí debajo puede descargar el modelo de gestión documental completo.